Так случилось, что в феврале 2015 года я организовала дебютную выставку в Европе (г. Страсбург) для художницы Симаковой Юлии. Поскольку владею иностранным языком, то я также выступила в качестве её агента. Для меня это тоже был своего рода дебют. Я совместила это мероприятие со своим проектом по созданию и проведению мастер-классов по ковровой (петельной) вышивке, а также поиска вдохновляющих идей и новых техник для своих работ. Скоро я опубликую эти материалы.
Сейчас, после выставки, мне захотелось рассказать о технической стороне вопроса - Как вывезти картины для выставки за рубеж.
Как оказалось, перевозка картин была самая сложная и ответственная часть выставки, без успешной реализации которой она могла бы и не состояться.
Мы делали всё сами, т.к. привлечение сторонних лиц было чревато: а) постоянным контролем за их работой и недопустимыми рисками просрочек и б) непомерно высокой ценой.
Время у нас было. Я буду говорить о перевозке во Францию. В каждом разделе будет указано сколько времени нужно заложить на прохождение каждого этапа.
Итак, мы вывозили живописные полотна размерами до 100*80 см из России для выставки во Францию на срок больше 1 месяца и частично возвращали их обратно.
1. Получение шенгенской визы через французское консульство. Время - 1-2 недели.
Основание для получения визы в случае персональной выставки - Культурное событие (не Туризм, не Бизнес). Перечень документов для визы стандартный и вы можете получить его в консульстве страны въезда. Я остановлюсь только на приглашении. Запросите от организаторов приглашение, где будет прописано, кто выставляется и все сопровождающие лица. С нами был маленький ребенок, он тоже был прописан в приглашении. В приглашении обязательно должны быть указаны номера паспортов приглашаемых лиц или, как в нашем случае, даты рождения каждого лица. При этом художник освобождается от уплаты сервисного сбора. А вот сопровождающие (кроме детей до 5 лет - они бесплатно) оплачивают в полном размере. Таким образом, затраты художника на получение визы будут в размере только визового сбора. Если у вас уже имеется действующая шенгенская виза, то я советую уточнить в консульстве сможете ли по ней въехать для выставки. По-моему, долгосрочные типы виз, выданные на год и более, это позволяют.
2. Оформление разрешения картин на вывоз за границу. Время - 3-4 недели.
Это, пожалуй, самая интересная, и одновременно, самая простая часть.
Для того, чтобы картины пересекли границу, вам необходимо получить разрешение в Министерстве Культуры РФ. На этом, обычно, у художников всё внутри обрывается и они бегут к всевозможным "брокерам-шмокерам" или транспортным компаниям, которые "подливают масла в огонь" и рассказывают страшные истории про зверскую таможню и про разрешение, которое "просто так не получить". Не верьте! Один именитый (без преувеличения) галерист с придыханием нам рассказывал, что он может помочь с этой Бумагой, так как она делается только "через своих людей". А, по сути, в УМК вам нужно получить документ о том, что ваши работы не являются культурными ценностями и называется он Справка.
2.1. Получение экспертного заключения для разрешения на вывоз картин для выставки за границу. Время - около 2 недель.
Сделайте себе чашку кофе, возьмите блокнот и садитесь за телефон. Найдите на сайте местного управления культуры общий телефон. Позвоните и спросите: кто у вас занимается выдачей разрешительных документов на вывоз работ за границу? Вас скорее всего направят на Управление министрества культуры по федеральному округу. Я - из Екатеринбурга, меня направили через "33 сотрудника" в Управление Министерства Культуры по УрФО (далее - УМК). Там есть специальный человек, который и занимается вопросами выдачи разрешений. Для записи кучи телефонов и имен вам и потребуется этот блокнот. Но, к слову сказать, люди из подобных учреждений обычно быстро отвечают на звонки и нормально разговаривают.
Или позвоните сразу в УМК вашего Федерального округа и ищите уже там с тем же вопросом. Например, если вы из Челябинска, звоните в УМК УрФО.
Специалист УМК должен вам дать контакт Эксперта по культурным ценностям, аккредитованного при Министерстве и закрепленного за вашим населенным пунктом. Вы звоните этому эксперту и договариваетесь о встрече.
Эксперт подготовит документ - Экспертное заключение. В нем будет указана категория ваших работ - культурные ценности (возраст работ более 50 лет и еще несколько критериев) или предметы культурного назначения. В зависимости от присвоенной категории и будет выдано разрешение на вывоз. Экспертное заключение - это еще НЕ разрешение на вывоз.
Экспертное заключение выглядит как несколько-страничный документ с краткой биографией художника, несколькими словами о его творчестве и таблицей с описанием внешнего вида работ, скрепленного подписью и личной номерной печатью эксперта на каждой странице.
В Экспертном заключении описываются работы - как они выглядят, что и как изображено, на лицевой и на обратной стороне! Таким образом, после того как вы покажете ваши работы эксперту - нельзя ничего менять, даже на обратной стороне рамы работы или холста!
Разумеется, набор работ для выставки к приходу эксперта должен быть уже окончательный. Т.е. всё, что вы хотите выставить должно уже высохнуть и быть готово максимум за месяц до отправки на выставку. Если у вас есть работы, которые находятся у друзей, а вы собираетесь их выставить - заберите их заранее.
Для проведения экспертизы, работы могут быть привезены непосредственно к эксперту на его место работы. Но, я советую, договориться, чтобы он приехал "к работам", т.е. туда где они физически находятся.
У нас было 33 работы, и, конечно, это была бы целая история, чтобы их перевозить и забирать обратно. Но, если, территориально вы находитесь далеко, то, попробуйте вариант он-лайн. Кроме того, я достоверно знаю, что некоторые эксперты могут приехать и в выходные.
Эксперт будет подробно смотреть и описывать каждую работу (внешний вид, технику, подписи и т.д.). Таким образом, запланируйте время на встречу - 2-4 часа, в зависимости от количества работ.
Перед встречей обязательно подготовьте и распечатайте список ваших работ в 2 экземплярах и расположите их в том же порядке. Это значительно сэкономит время вам и эксперту. В списке, у каждой работы оставьте место для пометок. Один экземпляр будет у вас, чтобы быстро отвечать на его вопросы по картине (например, Как выполнены эти пастозные мазки?), со вторвм будет работать эксперт.
Список должен содержать данные: название работы, размер (см), техника (напр., масло), база (напр., холст), год создания, примерная стоимость (руб.). Стоимость пишите обычную, не слишком маленькую и не слишком большую. Советую обсудить её с экспертом. У нас была слишком низкая, по его мнению. С нашего согласия, он нам их поправил в соответствии со своими представлениями.
Кроме того, для экспертизы вам необходимо подготовить на обычной бумаге А4 ЦВЕТНЫЕ фото ваших работ - по одному листу для КАЖДОЙ работы. Следите, чтобы фотографии были чёткими, не размазанными, а, главное, точно передавали цветовую гамму ваших работ. Размер фото - минимум 10*15 см. Триптихи и диптихи - фотографируются как одна работа, т.е. одно фото.
Фото должны быть распечатаны на листе А4 в обычной (не альбомной) ориентации листа, а на обратной стороне (!) нужно написать или напечатать название своей картины. Обратите внимание! - не внизу под фото, а именно на обратной стороне каждого листа А4. Советую пронумеровать листы. При этом должно быть 3 (три) комплекта фото всех работ с надписями на обратной стороне. Один потом останется в Министерстве, два - у вас, но уже подшитые и заверенные Справкой УМК.
Кроме того, в Экспертном заключении эксперт указывает в каком режиме он рекомендует вывозить картины. Заявите "постоянный вывоз", даже если работы вернутся обратно.
Экспертиза является платной. Стоимость примерно 100 руб. за каждое полотно. Т.е., триптихи и диптихи - описываются экспертом как одна работа, но оплачиваются по количеству полотен. Оплата обычно при получении заключения.
Экспертиза будет готовиться примерно 2 недели. Может как меньше, так и больше. Всё зависит от загрузки эксперта на его основной работе.
2.2. Получение Справки Управления Министерства культуры для вывоза работ для выставки за границу. Время - 1-2 недели.
Приезжаете за Экспертным заключением, получаете, оплачиваете и сразу звоните тому же специалисту из Министерства, чтобы назначить встречу. Заложите на встречу 1-2 часа. Я рекомендую после получения сделать копию полученного заключения, т.к. вы его отдадите потом в Минкульт и больше не увидите. Также попросите эксперта отправить экспертное заключение в УМКэтому специалисту. У него могут возникнуть вопросы перед встречей с вами.
Направляйтесь в УМК с Экспертным заключением. При себе необходимо иметь список работ, копию загранпаспорта художника. Сделайте её до сдачи документов в консульство! Также необходимо знать общую стоимость ваших работ (по данным экспертного заключения). Т.е. когда получите заключение, проверьте сумму. Итоговой строки там может не быть.
Если повезёт, Справка может быть выдана вам в этот же день. Но обычно берут время 1-2 недели. Специалист Минкульта вам должен будет на каждом листочке из ваших трёх комплектов на обратной стороне написать ручками - номер Справки, поставить печать, расписаться. Для экономии времени - вашего и сотрудника - предложите ему свою помощь! А вообще, если у вас горящие сроки - сообщите об этом, там люди отзывчивые, могут ускориться.
Справка выдаётся бесплатно в трёх экзеплярах. Справки подшиваются к каждому комплекту фото ваших работ. Два комплекта отдаются вам, а третий остается в УМК. Один потом отдадите на таможне при выезде или транспортной компании для пересылки.
Как видите, процедура получения разрешения на вывоз довольно простая и недорогая - по деньгам и времени. Поэтому, когда у транспортных компаний я вижу ценник - получение разрешения на вывоз картин до 2 500 рублей за каждую работу, то нет предела моему возмущению.
3. Перевозка картин на самолёте из России
3.1. Требуется ли таможенное декларирование картин
Я расскажу только про перевозку картин в личном багаже самолётом. Я ни разу не отправляла работы транспортной компанией.
В Справке указано, что для перевозки ваших работ не требуется дополнительного разрешения. Таким образом, таможенную декларацию вам оформлять не надо! Вам не нужны таможенные брокеры, обращения в грузовой терминал аэропорта и т.п. Этих страшилок мы наслушались вдоволь, особенно от транспортных компаний, когда планировали везти их карго. Везёте картины как личный багаж.
Если у вас сомнения, можете поступить следующим образом. Звоните в таможенный отдел аэропорта, через который вы собираетесь вылетать. Узнайте ФИО его руководителя. Объясняете ситуацию, спрашиваете - как лучше поступить. Попросите у них телефон таможенных брокеров, с которыми они работают. Брокерам так и скажите, что получили телефон из аэропорта от спциалиста - ФИО. Они там все между собой "на короткой ноге", быстро друг с другом советуются. В конечном итоге мы устроили трёхсторонний консилиум. И в пятницу около 21:00 (!) получили ответ по телефону, что раз наши работы не представляют культурной ценности, о чём имеется документ, то декларированию не подлежат и могут быть перевезены как личный багаж.
Дело было, повторюсь, в Екатеринбурге. В нашей стране правила толкуются по-разному, но, думаю, что такой порядок действий приведет вас к нужному результату.
3.2. Оформление и оплата багажа - 1 неделя
Я не буду подробно останавливаться на упаковке - у нас были самодельные ящики из фанеры под размер работ. Траспортные компании предлагают свой вариант упаковки. Но там ценник также высокий. Самому сделать ящики и упаковать не так уж и сложно.
Однако, если у вас картины в нескольких упаковках, советую составить список, того, что находится в каждом ящике. Вам это пригодится, если таможня в аэропорту захочет взглянуть на то, что внутри и при складировании работ обратно в ящики, после выставки.
Получилось три негабаритных ящика. Один вообще был "очень негабарит" - и по размерам и по весу. Я советую, перед покупкой билетов позвонить в офис авиакомпании и уточнить порядок перевозки негабаритного груза. Сделайте акцент, что это именно картины на выставку, а не, к примеру, 5 сноубордов или электромотор для лодки. Некоторые компании категорически не берут к перевозке грузы больше лимитов.
В нашем случае, требовалось просто дополнительное согласование такого груза. Не забудьте подать заявку на такой груз - с указанием точных измерений и веса - минимум за 1 неделю до отправки. Согласование занимает минимум 72 часа, плюс разница во времени, и запас если например, у вас вес вдруг поменяется. У нас на время согласования выпал какой-то европейский праздник, плюс мы переделывали ящик, т.е. менялись параметры - в общем, еле уложились к вылету.
Сам факт разрешения на провоз такой единицы багажа документально ничем не подвтерждается. Вы просто получаете положительный ответ по почте. Я рекомендую вам распечатать письмо от представителя компании и предъявить его на регистрации.
Далее, по стандартной схеме - за день до вылета (кое-где - за 3 дня) - регистрируйтесь на рейс он-лайн и оплачиваете сверхнормативный багаж. У нас было по одному дополнительному месту на каждого - 1 чемодан 23 кг по билету и плюс 1 ящик. Если дополнительное место больше 23 кг (или больше предельных измерений) - этот факт оплачивается отдельно.
Поясню на примере нашего большого ящика. Для негабаритных грузов пределы - вес 32 кг (у нас - 37 кг) и сумма измерений 158 см (у нас - 170 см). У пассажира в багаже имеется 1 чемодан. Таким образом к оплате за багаж - тариф за дополнительное место (25 евро он-лайн или 40 евро в аэропорту) + тариф за превышение лимитов (40 евро) (в данном случае превышены оба лимита - вес и размер, но плата будет одна). Кроме того, за дополнительное место можно платить при он-лайн регистрации, а вот за перевес - только в аэропорту. Итого, перевозка этого ящика нам обошлась 25 + 40 = 65 евро (в одну сторону).
Что касается страхования такого груза, то это ваше личное дело. Насколько мне известно, обычная страховка порчу или утрату картин не покрывает.
Приезжаете в аэропорт заранее. С собой берите ОБА комплекта фото со Справкой. Вкатываете ваш багаж в зону регистрации. Сотруднику таможни отдаёте одну Справку УМК (т.е. Справку и подшитый к ней комплект фотографий). Таможня может вас попросить открыть ящик - сверить работы со Справкой. Будьте к этому готовы. Продумайте упаковку и заложите на это время. Я еще советую дополнительно отдать копию Экспертизы. Я это делала для подстраховки и для истории - если на обратном пути у таможни будут вопросы. Но это необязательно, юридически Справки достаточно.
На стойке регистрации взвешиваете багаж, показываете письмо о разрешении перевозки негабарита, квитанцию об оплате дополнительных мест, оплачиваете, при необходимости, перевес и сдаёте багаж.
По приезду в аэропорт Европы, получаете багаж и выходите из аэропорта. Никаких дополнительных процедур при получении мы не проходили.
Продумайте трансферт из аэропорта до места проведения выставки. У нас был большой багаж и была сложная история с размером автомобиля и с тем где взять нужный.
4. Перевозка картин самолетом из России. Возвращение картин с выставки.
4.1. Во время выставки
Заранее продумайте как вы будете везти свои работы до места выставки. Когда будет монтаж? У нас выставка начиналась в понедельник, но мы привезли работы в четверг, т.к. естественно, в выходные никто во Франции не работает и никто бы нас не встретил в месте выставки. И, соответственно, в понедельник с утра мы уже были на монтаже, не тратя время на перевозку, разгрузку, открытие ящиков (скрутить несколько десятков болтов - тоже время).
Важно продумать, где будет храниться УПАКОВКА от картин на время выставки - сами ящики и упаковочный материал! Это очень серьезный вопрос, т.к. вам еще надо будет выбираться обратно и привезти работы в сохранности. Вот тут-то вам тоже очень пригодятся списки работ в каждом ящике. Также рекомендую подписать упаковку каждой работы ("пупырка", бумага или что вы используете). Вся упаковка уже под размер каждой работы и вы потом легко сможете обратно запаковать картины, сменив только скотч.
4.2. После выставки
За 1 неделю до вылета согласуйте перевозку негабаритного багажа - с прежними параметрами. У нас часть работ продалась, часть осталась во Франции, поэтому вес каждого ящика изменился. Но, поскольку в ящиках появилось место, мы его дозаполняли дополнительной упаковкой, чтобы исключить болтание полотен в ящике, а это тоже вес. Пусть лучше будет меньше, чем больше! Больший вес могут завернуть с высокой долей вероятности!
Аналогично, регистрируйтесь на рейс он-лайн, оплачиваете дополнительные места по более дешевому тарифу.
А вот здесь уже обязательно распечатайте письмо от менеджера о согласовании вам перевозки негабарита. Мы потеряли дополнительно минут 20 времени при регистрации на поиск этого согласования. Т.к. получали разрешение в российском офисе, а их иностранные коллеги его не могли найти и не принимали наш грузк перевозке. Конечно, они бы и так нашли, но, если спешите, это будет экономией времени. Сдаёте багаж. Спросят, что внутри, могут попросить открыть, будьте к этому готовы.
По прилёту, получаете багаж и на выходе таможня вас попросит показать что в ящике (на просвет на ленте). Предъявите также второй экземпляр Справки. Он так и останется у вас.
4.3. Обратная транспортировка картин сторонней компанией
Мы рассматривали вариант обратной транспортировки через компанию, но они "забоялись" за растаможку и сказали,что лучше бы мы при выезде заполнили некую пассажирскую декларацию, где указывается личный багаж с которым пассажир вылетает из России, чтобы подтвердить происхождение картин при ввозе. Я не проверяла эту информацию на достоверность. Но советую так и поступить, если вы не сможете вывозить лично свои работы после выставки. А так у вас будет возможность кому-то поручить сделать это.
Надеюсь данная статья вам поможет с технической стороной перевозки своих работ для зарубежных выставок.